Сталкивались ли вы в своей жизни с проблемами, которые не знали, как решить? Вероятно, да. И как вы их решали? Вы сами провели мозговой штурм и нашли решение? Обратились ли вы за помощью к друзьям или специалистам нужного профиля? Просто «забили» проблему, и через какое-то время она перестала быть такой?
Еще много новых способов решения любой задачи вы найдете, если пройдете нашу программу «ТРИЗ на практике: Творчество в работе и жизни». Аббревиатура ТРИЗ расшифровывается как «теория решения изобретательских задач», но сама теория применима не только к науке и изобретательству, но и к бизнесу, частной жизни и другим областям.
Но что-то новое для себя в плане подходов к решению задач вы сможете найти прямо сейчас в этой статье. Например, как решить любую проблему за 4 шага.
Как решить любую проблему за 4 шага
Мы не просто так написали, что для решения проблемы нужно сделать ровно 4 шага. Так говорит автор книги «4 шага к решению всех проблем. Разговор с эффективным психологом» Полина Гавердовская, медицинский психолог и гештальт-терапевт. Перечислим эти шаги, а затем более подробно рассмотрим, что имеется в виду:
- Первый шаг – отказ от стереотипов.
- Второй шаг – прекратить манипуляцию.
- Шаг третий – быть честным с самим собой и другими.
- Шаг четвертый – перестать страдать от любви и начать ею наслаждаться.
Итак, начнем. Что такое стереотипы? Это заранее сформированные мысленные суждения и модели поведения. Могут ли заранее разработанные оценки помочь решить новую проблему? Иногда да, но чаще нет. Особенно, если вам приходится действовать в быстро меняющейся ситуации, которая требует принципиально новых подходов.
Двигаться дальше. Что такое манипуляция? Это психологическое воздействие, направленное на изменение поведения или решения человека. Решите ли вы проблему, если возьмете на себя интересы другого человека, который вами манипулирует? Если ваши цели совпадают, то да. Такое случается крайне редко, поэтому, скорее всего, под влиянием чувства ложной вины или непонятого долга, которое умело внушают манипуляторы, вы вряд ли найдете устраивающее вас решение проблем.
Теперь поговорим о том, как быть честным с собой и другими. На самом деле, самое сложное — быть честным с самим собой. Мы все находимся во власти стереотипов о том, как нам следует жить и что нам следует делать. Так называемые «общечеловеческие ценности» нам навязывают с детства, хотя все люди разные. И даже если исходить из того, что все хотят быть одинаково счастливыми, приходится признать, что понимание счастья у каждого разное.
Действительно, именно поэтому первым шагом к решению проблемы должно стать избавление от стереотипов. Таким образом, вы сможете честно сказать себе, чего вы действительно хотите. И поэтому не будет необходимости рассказывать другим заученные банальности, которые другие примут за чистую монету, чтобы помешать вам двигаться к своей цели и решать актуальные для вас проблемы.
И, наконец, пришло время перестать страдать от любви и начать ею наслаждаться. Полина Гавердовская, как вы уже поняли, специализируется на психологии межличностных отношений. Но если в этом предложении заменить слово «любовь» на слово «работа», то смысл останется прежним. Поэтому в большинстве случаев такой пошаговый алгоритм из четырех шагов практически универсален и позволяет решить любые задачи, даже если вы ранее не знали, что делать и как быть.
Всегда ли этих шагов достаточно для решения проблемы? Если проблема лежит в сфере межличностных отношений или работы рядовым сотрудником, их в принципе достаточно. Но что, если вы старший менеджер крупной компании или владелец бизнеса? Все вышеперечисленные шаги вполне актуальны, но требуют детализации и, скажем так, другого содержания. Тем не менее, существуют универсальные подходы для деловой сферы. В частности, это метод McKinsey.
Метод McKinsey: как решить любую проблему
Итак, как мне решить любую проблему по методу McKinsey? Пошаговый алгоритм подробно описан в книге Итана Разиела «Метод McKinsey». Использование методик ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач, но сначала сделаем небольшой исторический экскурс, чтобы понять истоки метода.
Консалтинговая фирма McKinsey была основана в 1923 году и изначально ориентировалась на решение проблем клиентов, преимущественно представителей крупных компаний. Каждый сотрудник компании – своего рода универсальный специалист, решающий любые задачи. Более того, фраза «Я решу все ваши проблемы» со стороны сотрудников компании была не просто хвастовством или попыткой выдать желаемое за действительное. McKinsey действительно решила все проблемы, с которыми сталкивалась.
Автор проработал в этой компании 3 года, с 1989 по 1992 год, затем опросил несколько десятков бывших сотрудников, и все это вместе позволило собрать пошаговый алгоритм решения любой задачи, получивший условное название на Метод МакКинси. Давайте посмотрим на это.
Факты, структура, гипотеза
Поэтому поиск решения всегда должен основываться на фактах, иметь четкую структуру, основываться на прогрессе и анализе различных гипотез. Вот почему McKinsey всегда начинает со сбора фактов, способных пролить свет на различные аспекты проблемы. Затем группа консультантов выдвигает гипотезу о способах решения проблемы и приступает к поиску фактов, которые либо подтверждают, либо опровергают возможность решения проблемы предложенным способом.
McKinsey считает, что помимо тщательного сбора фактов не менее важно структурировать свое мышление при поиске решения. Для этого как минимум следует подробно описать проблему, но описание не должно быть избыточным. При описании проблемы и изложении фактов консультанты руководствуются принципом «ВИСИ», что означает «взаимоисключающие, совместно исчерпывающие».
Как это выглядит на практике? Проблема разбивается на подзадачи, после чего анализируется, является ли описание проблемы исчерпывающим и является ли каждая из подзадач независимой от других. Например, если производственная компания задается вопросом, как увеличить продажи своей продукции, стартовый список подзадач будет следующим:
- Улучшить розничную торговлю.
- Улучшите маркетинг.
- Сократить производственные затраты.
Почему мы не видим в списке модернизацию производства? Потому что это один из вариантов снижения издержек производства, и если добавить его в стартовый список, то этот список окажется избыточным. Почему мы не видим в списке улучшение качества продукции, которое всегда помогает бороться за внимание покупателей? Потому что это часть маркетинга.
Таким образом, точки в стартовом протоколе не должны пересекаться друг с другом и в этом смысле являются взаимоисключающими и соответствуют принципу «ВИЗИ». При этом пункты должны полностью охватывать и исчерпывать проблему. Что касается других идей, которые их расширяют, то они перечисляются как подэлементы. Все это позволит нам выдвинуть рабочую гипотезу о способах решения проблемы.
Обратите внимание, что гипотеза не обязательно будет учитывать все ранее собранные факты, сформулированные пункты и подпункты. Для гипотезы необходимо ровно столько фактов и точек, чтобы сделать ее осуществимой. Например, если единственным способом увеличения продаж собственной продукции является улучшение розничной торговли, консультантам McKinsey этого вполне достаточно для формирования рабочей гипотезы. Другими словами, меры должны быть необходимыми и достаточными.
Что остается сделать сейчас, так это собрать дополнительные факты и проверить, действительно ли потенциал улучшения розничной торговли достаточен для увеличения объема продаж до того уровня, который кажется оптимальным на данный момент. Например, нет смысла бесконечно увеличивать потенциал продаж, если пока невозможно производить больше. В общем, нужно правильно понимать суть проблемы, чтобы найти правильное решение.
Реальная проблема и адекватное решение
Здесь мы подходим еще к одному важному моменту, на который указывает автор книги о методе McKinsey. Важно определить, имеет ли консультант дело с реальной проблемой или с мнимой. Как будто в конце 90-х производители пейджеров озадачились темой завоевания рынка, когда им на пятки идут более дешевые мобильные телефоны. Понятно, что в этих условиях необходимо думать не о модернизации производства пейджеров, а о том, как удовлетворить меняющиеся запросы рынка.
Отсюда следует следующий вывод: невозможно адаптировать факты к решению. Когда решение кажется очевидным, всегда возникает соблазн отбросить факты, не вписывающиеся в «идеальную картину мира», и работать только с тем, что нравится. Это часто становится ловушкой, в которую попадают люди и хотят видеть только то, что им кажется правильным. В лучшем случае такой подход приводит к потере времени на проработку деталей, которые не дают правильного решения, в худшем — к неправильным решениям.
И даже когда решение выглядит логичным и правильным со всех точек зрения, вы должны убедиться, что оно устраивает заказчика. Это многогранный момент. Таким образом, вряд ли стоит предлагать модернизацию производства стоимостью в несколько сотен миллионов долларов, если у клиента нет таких средств и нет возможности взять такой кредит. С другой стороны, не следует предлагать экономию тем фирмам и компаниям, которые готовы рисковать и инвестировать в будущее, даже если уже сейчас есть готовое и доступное решение.
Итан Расиэль приводит в качестве примера ситуацию, когда в начале спутниковой эры крупная компания решила установить спутниковую связь между офисами, разбросанными по всему миру. Поскольку McKinsey было поручено искать возможности сокращения расходов, консультанты предложили решить проблему с помощью обычной телефонной связи, которая была бы во много раз дешевле. На что получили ответ, что компания нуждается в крупных проектах и не намерена отказываться от идеи спутниковой связи между офисами даже во имя большой экономии.
Есть и другие случаи, когда существенной экономии средств можно добиться, буквально слегка скорректировав политику продаж. Так, автор описывает случай, когда около половины финансовых затрат банка составила лишь одна услуга, продажа которой не превышала 5% всех заказов на услуги этого банка. Более того, заказчик изначально скептически отнесся к консультантам фирмы и даже заподозрил их в некомпетентности.
Кстати, если речь идет о решении чьей-то проблемы, всегда нужно быть готовым к сопротивлению. Любая компания состоит из людей, которые в ней работают, и предлагаемые меры могут напрямую повлиять на их работу, должность, зарплату. Если у кого-либо из этих людей возникнет смутное подозрение, что они причастны к проблемам в своей компании, они будут саботировать попытки помочь любым возможным способом.
Если они входят в высшее руководство и в ближайший круг людей, которым руководство доверяет, лучше не буйствовать, а переформулировать проблему так, чтобы она не затрагивала ничьих интересов. Самое главное – вовремя сориентироваться, иначе консультанта могут заподозрить либо в некомпетентности, либо в попытке избежать реальных затруднений. Кроме того, в этом случае лучше продумать предлагаемые меры, чтобы их можно было реализовать постепенно, не разрушая существующую систему. Что, кстати, вполне соответствует известному принципу «80 на 20».
Принцип Парето «80 на 20» и «Закон квадратов»
Известный принцип Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата. Это не значит, что оставшиеся 20% результата и 80% усилий вообще не нужны. Но когда речь идет о стратегических задачах, важно сосредоточиться на самом важном. Поэтому, если возникает вопрос «как увеличить прибыль», следует сначала уточнить, что является основным источником прибыли.
В качестве примера автор приводит работу с брокерской конторой, которая как раз искала возможности получения дополнительной прибыли. Оказалось, что основная прибыль поступает от 10 клиентов, с которыми работают 3 брокера, что применительно к сотрудникам офиса укладывается в вышеупомянутый принцип. Консультанты McKinsey предложили увеличить количество брокеров, обслуживающих топ-клиентов, что ускорило решение всех проблем крупных клиентов и в конечном итоге привело к увеличению прибыли.
Стоит также сосредоточиться на самом главном, потому что, как образно заметил коллега автора книги, «мы не должны пытаться вскипятить море». Необходимо анализировать только факторы, влияющие на результат, а не все доступные данные. Так вот «Закон квадратов» гласит, что если решаемая задача увеличится в 2 раза, то время на ее решение увеличится в 4 раза. Поэтому, если задачу не упростить вовремя, есть риск потратить много времени на поиск решения. В то же время не факт, что решение, найденное в результате анализа множества второстепенных факторов, окажется достаточным.
Здесь, как говорится, «срывайте низко висящие плоды». Иногда не нужно анализировать массу фактов, чтобы найти, что можно улучшить прямо сейчас. Это не означает отказ от работы над проблемой. Это значит, что доступные и простые в исполнении шаги следует предпринимать прямо сейчас, как только вы увидите возможность решить с их помощью хотя бы часть проблемы. Это чем-то похоже на идею, как справиться с большим потоком дел и рутины: что можно сделать за 2 минуты, делай это прямо сейчас.
Давайте кратко подведем итоги того, что рассказала нам книга Итана Разиэля о методе McKinsey:
- Поиск решения и само решение должны основываться на фактах.
- Проблему необходимо разобрать на самодостаточные и непересекающиеся подзадачи.
- Для каждой подзадачи подумайте о наиболее важных подпунктах, которые помогут вам детализировать ее.
- Фактов, параграфов и подразделов должно быть достаточно, но они не должны быть излишними.
- Для рабочей гипотезы в поисках решения задачи используйте точное количество фактов и пунктов, благодаря которым гипотеза работает.
- Убедитесь, что у вас реальная проблема, а не воображаемая.
- Не заставляйте факты соответствовать решению.
- Убедитесь, что найденное вами решение соответствует ситуации.
- Будьте готовы к сопротивлению со стороны отдельных представителей заказчика.
- Переформулируйте проблему, если в ее нынешнем виде она вызывает много споров.
- Используйте принцип 80/20».
- Используйте закон квадратов».
- «Не пытайтесь вскипятить море».
- «Сорвать низко висящий плод».
Книга Разиэля «Метод МакКинзи». Используя методики ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых проблем, можно найти и другие, более банальные, но не менее эффективные рекомендации, помогающие решить любые проблемы. Например, совет — научиться за 30 секунд говорить суть проблемы и ее решение, что позволяет быстрее найти поддержку для решения проблем.
Или например, в конце дня запишите 3 самых важных дела, которые вам удалось сделать или узнать за день. Со временем эти заметки будут стимулировать ваше мышление, когда вы прочитаете их снова. Кроме того, Итан Расиэль считает, что во многих случаях «лучше сделать хороший пас, чем пытаться забить гол». В переводе с языка спорта на язык делового взаимодействия это означает, что вам не нужно пытаться решить каждую проблему в одиночку. Кстати, это касается любой сферы, не только бизнеса.
И конечно, работая над проблемой, вы всегда должны остановиться и ответить себе на вопрос, как ваши текущие действия приводят (или не приводят) к конечной цели – решению проблемы.
Так в чем же суть метода McKinsey? Дело в том, что любые проблемы можно решить универсальными шагами. Вам не обязательно использовать их все сразу. Вам предстоит выбрать наиболее подходящие и воплотить их в жизнь. Вот что делают люди, когда решают какую-либо проблему.
Некоторые задачи можно решить даже за несколько шагов. Если вы еще не топ-менеджер или владелец компании, и ваши задачи не столь амбициозны, как завоевание новых рынков или снижение издержек производства при многомиллионном обороте, вам могут подойти упрощенные схемы решения любой задачи. Давайте рассмотрим некоторые популярные методы.
Как решить любую проблему: полезные методики
Начнем эту часть статьи с того, что книга Итана Разиэля далеко не единственная с таким названием. Именно так называется книга Алана Баркера «Как решить любую проблему». Как говорит сам автор, его книга учит смотреть на проблемы по-другому. Автор, посвятивший много лет бизнес-консалтингу, считает, что самое главное — сделать мышление более гибким. Тогда человек сможет даже выйти из тупика. А в идеале вообще перестанет попадать в подобные ситуации.
В книге много говорится о необходимости отказаться от шаблонного мышления и понять, что у проблемы может быть множество правильных решений, а не одно-единственное правильное, как привыкло думать большинство людей. Алан Баркер называет это убеждение, что существует только один правильный ответ, «проклятием правильного ответа», просто потому, что в современном мире это уже не так. Как избежать этого «проклятия правильного ответа»? В этом поможет наша программа «ТРИЗ на практике: Креативный подход в работе и в жизни» и несколько популярных методик, о которых мы сейчас поговорим.
Квадрат Декарта
Люди традиционно тратят много времени, беспокоясь о вещах, которые вряд ли когда-либо произойдут. А если и сделают, то сегодняшний опыт вряд ли поможет решить проблему в отдаленном будущем, когда будет другое время, другие законы, другой темп жизни. Поэтому вместо того, чтобы бегать вокруг вопроса «Что будет, если это произойдет», ответьте еще на несколько вопросов:
- Что произойдет, если это произойдет?
- Что произойдет, если этого не произойдет?
- Что произойдет, если это произойдет?
- Чего не произойдет, если этого не произойдет?
После ответа на эти вопросы решение проблемы, скорее всего, придет само собой. Именно так работает квадрат Декарта и позволяет решать любые задачи. Кстати, вы можете использовать этот алгоритм практически для любой проблемы, как большой, так и маленькой, как непосредственной, так и возможной или, по-видимому, в будущем.
На сегодняшний день существует множество интерпретаций «квадрата Декарта», которые не всегда можно узнать даже с первого взгляда. Итак, если вас не устраивает ситуация на работе, есть 4 способа действовать:
- Измените поведение в сложившейся ситуации – обсудите и добейтесь изменения условий, научитесь делать то, что требуется.
- Измените ситуацию – перейдите в другой отдел, начните бороться за свои права.
- Выйти из ситуации – остановиться.
- Переоцените свое отношение к ситуации – найдите положительные стороны в том, что есть, и примите, что любая работа не идеальна.
Если подумать, одно из этих действий, которое вы должны выбрать и предпринять, — это ответить на 4 вопроса выше. Основной момент, на который указывает автор статьи: нужно сформулировать проблему так, чтобы главным героем был сам ты. Пока в вашем понимании в ваших проблемах виноваты все, кроме вас, ни одну проблему решить невозможно.
Смена фокуса
Выражение «видно со стороны» очень популярно, но верно лишь отчасти. Со стороны увидеть решение проблемы можно только тогда, когда вы в курсе всех нюансов ситуации. А кто лучше вас знает все нюансы ситуации? Но пока вы находитесь внутри проблемы, вы не увидите ее снаружи. Что делать?
Во-первых, вам необходимо «убежать» от проблемы физически и отвлечься от нее эмоционально: отправиться на прогулку, зарядку, концерт или в любое другое место, где вам гарантирована легкая физическая и положительная эмоциональная нагрузка. После того, как вы немного отдохнете от размышлений о проблеме, вы сможете сменить фокус и увидеть свою ситуацию глазами стороннего наблюдателя.
Поедание слона
Техники поедания слонов настоятельно рекомендуются в различных руководствах по тайм-менеджменту. Дело в том, что задачу или проблему необходимо разбить на минимально возможные составляющие, решение (прием!) которое не займет много времени и не потребует больших усилий. Речь идет о тайм-менеджменте.
Для решения проблемы методом поедания слона можно поступить еще проще: подойти и «откусить» от своей проблемы ту часть, которую вы способны обработать. Не тратьте много времени на размышления о том, с чего начать.
Если проблема настолько сложна, что неясно, как к ней подойти, попробуйте подойти к ней с обеих сторон хаотично. Таким образом, зачастую можно быстро прийти к оптимальному решению, вместо того, чтобы анализировать все факты и факторы в течение длительного периода времени.
Практика «Хоопонопоно»
И, наконец, можем посоветовать вам книгу «#Хупонопоно. 4 фразы, которые решат часть ваших проблем, даже если вы не верите в чудеса». Забегая вперед, назовем эти волшебные фразы:
- «Мне очень жаль» — это то, как вы признаете свои ошибки.
- «Извини» — в следующий раз следует попросить прощения за свои ошибки.
- «Спасибо» — это благодарность за то, что позволили мне забыть воспоминания, которые мешают нам двигаться вперед.
- «Я люблю тебя» — без комментариев.
Если вам не сразу очевидно, как эти 4 фразы решат какую-либо вашу проблему, сначала ознакомьтесь с практикой Хоопонопоно в общих чертах. Это облегчит вам понимание рекомендаций и пояснений в книге.
Вот мы и познакомили вас с самыми эффективными и универсальными методами решения любой проблемы. Потратьте время на изучение нашей программы «ТРИЗ на практике: творческий подход в работе и жизни», и ваш мозг будет готов мыслить нестандартно и находить решения там, где их, кажется, не существует.
И еще вас ждет еще один вопрос по теме, рассмотренной в статье. Мы хотим, чтобы вы справились с любыми проблемами. Но еще лучше, чтобы у вас вообще не было проблем!
