Как сделать презентацию

Презентация – это метод донесения всей информации до аудитории. Успех зависит от того, насколько ответственно спикер подошел к подготовке материала. Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда текст со слайда было просто невозможно прочитать или само изображение слишком отвлекало от основной мысли. Впечатление от такой подачи данных оставляло желать лучшего. А как насчет невнятной и неструктурированной речи самого создателя? Зрителям все еще весело, правда?

Неважно, делаете ли вы презентацию впервые или для вас это привычная часть работы или учебы, большая или маленькая, всегда следует обращать внимание на основные нюансы оформления слайдов, раздаточных материалов и устных презентаций. Как сделать презентацию на компьютере со слайдами, подготовиться к докладу и покорить аудиторию, а также секреты успеха выступлений известных спикеров, мы расскажем вам в нашей статье.

Суть, цели и функции презентации

Презентация – это информационный или рекламный инструмент, позволяющий предоставить необходимую информацию об объекте презентации в удобной для получателя форме. В комплексе обычно используются три основных формата: компьютерная презентация, презентация на больших листах и ​​живой спикер.

В зависимости от цели, визуального оформления и способа распространения презентация делится на несколько типов.

По способу передачи информации компьютерная презентация может быть:

1. Статический: слайды содержат текст и соответствующее изображение.
2. Анимированный: к тексту и изображению добавляется динамика. Это могут быть переходы и различные эффекты внешнего вида материала на слайде.
3. Мультимедиа: Помимо всего вышеперечисленного, в презентации используются аудиофайлы, видеоматериалы и интерактивные элементы, такие как кликабельные кнопки.

Чтобы понять, какую из этих презентаций лучше сделать, необходимо сначала определиться с целью ее создания и форматом встречи с аудиторией. То, что подходит для деловых переговоров, вряд ли будет правильно воспринято участниками неформальной беседы.

В зависимости от способа подачи компьютерная презентация может быть в следующем формате:

1. Последовательные слайды: слайды следуют друг за другом и меняются либо с помощью человека, либо автоматически через определенное время.
2. Видео: готовую презентацию можно сохранить в виде видеофайла и загрузить на YouTube в виде видеоролика. Часто эта опция требует голосового указания.
3. Flash: этот тип презентации наиболее интересен по сравнению с обычным пролистыванием слайдов. Позволяет добавлять в материал интерактивные элементы (игры, активное меню и т.п)
4. PDF: этот формат удобен для сохранения статических презентаций и их печати для использования в качестве раздаточных материалов.

Компьютерные презентации могут сопровождаться спикером или использоваться отдельно. Например, если вам нужно рассказать покупателю об особенностях нового товара, то это один из самых эффективных способов, ведь такую ​​презентацию можно разместить на сайте компании или отправить на личную почту по запросу. Проще говоря, формат презентации зависит от цели ее создания.

Презентация может быть информативной. К ним относятся, например, презентации компаний, в которых рассказывается о различных проектах, предоставляется отчетность о проделанной работе и так далее

Учебные презентации рассказывают о людях, событиях, явлениях. Их задача — научить аудиторию чему-то новому, сделать так, чтобы слушатели/зрители запомнили необходимую информацию.

Убедительные презентации используются для того, чтобы продать что-либо (товар, идею), а вдохновляющие презентации более развлекательны. Они поднимают настроение, моральный дух, мотивируют. Конечно, презентация может иметь несколько целей одновременно, ведь прежде чем убедить купить товар, о нем нужно рассказать и даже научиться им пользоваться, подчеркивая, что он очень понятен и прост в использовании.

Презентация высшего класса – это та, которая подготовлена ​​«от» до «до» и сделана с любовью к слушателю. Все этапы создания требуют особого внимания, поэтому разберем каждый из них подробно.

Подготовка презентации

Даже если вы собираетесь импровизировать в своем выступлении, к этому нужно подготовиться. Невозможно качественно подать информацию, если не определить наиболее важные моменты, которые необходимо донести в первую очередь и целевую группу.

Независимо от формата презентации, необходимо выполнить 5 основных этапов подготовки к ней:

1. Соберите информацию: вы должны четко понимать, о чем хотите поговорить в презентации. Подумайте, какие материалы вам понадобятся для его изготовления.
2. Запишите информацию: введите информацию в электронном виде, разделите ее на части, согласно сценарию презентации.
3. Выделяйте важные моменты: самые важные мысли размещайте в слайдах, об остальном можно поговорить.
4. Определитесь с аудиторией: вашему слушателю необходима индивидуальная подача информации. Все зависит от аудитории: стиль, язык, образы, формат подачи. Может быть, ваши зрители — предприниматели? Тогда все необходимо сделать в деловом стиле. А если это группа студентов, то тут пригодится юмор и современный сленг.
5. потренируйтесь: как только у вас в руках окажется сценарий презентации, вы можете начать произносить его вслух, запоминая. Так вы быстрее освоите сам материал и поймете, что необходимо улучшить и дополнить, какую информацию лучше разместить в изложении данных, а что дать лично.

А теперь давайте посмотрим поближе.

Почему важно знать аудиторию

Мало кто из спикеров заинтересован в своих слушателях, хотя изучение своей целевой аудитории – один из первых и важных этапов любого маркетингового мероприятия. Презентация продвигает идею, продает товар, доносит информацию, поэтому важно быть знакомым с заказчиком (покупателем).

Если вы впервые встречаетесь с аудиторией, учитывайте возраст, положение и род занятий аудитории. Условно людей можно разделить на любителей фактов, эмоциональных и визионеров.

Эмоциональные люди – творческие люди. Они идейны, любят создавать вокруг себя красоту и жить эмоциями, поэтому на начальном этапе презентации важно произвести на них особое впечатление. Это может быть шутка, оригинальная картинка или что-то, что вызовет у них желаемые чувства.

Если аудитория состоит преимущественно из любителей фактов (бухгалтеров, юристов, программистов), с ними не пройдут эмоциональные уловки и яркие образы. Их интересуют точные данные, статистика, диаграммы и просто детали. Для них изложение должно быть сдержанным, лаконичным, а вся информация должна быть подкреплена мнениями экспертов, результатами исследований и так далее

Визионеры – это все люди, которые мыслят стратегически. Это менеджеры и лидеры. Они любят и факты, и чувства, поэтому используйте здесь яркие картинки, привлекательные рисунки, схемы, рисуйте здесь на доске цифры и схемы – это еще больше заострит их внимание на главном.

понимание того, кто стоит перед вами, поможет вам найти общий язык с аудиторией. Результат вашей презентации зависит в том числе и от этого.

Основной смысл

Как правило, презентация посвящена одной или нескольким основным идеям, которые необходимо донести до аудитории. Основная идея должна прослеживаться от начала до конца на каждом этапе общения со слушателем и быть максимально простой и запоминающейся.

Ваша основная идея должна принести людям какую-то пользу, сделать мир лучше. Можно говорить о том, как важно заниматься спортом и отказаться от вредных привычек, показывать это на примерах успешных людей, объяснять, как устроено человеческое тело и т д. Это касается и подачи данных: каждый слайд должен отражать основную идею все действие.

Порядок изложения мысли

Независимо от цели вашей презентации, важно соблюдать определенную структуру подачи информации. Это то же самое, что вести деловые переговоры. Представляете, что будет, если делать это хаотично, без четкого плана?

Чтобы не потерять основную мысль в общем потоке информации, придерживайтесь следующей структуры:

1. Начните выступление с какого-нибудь вызова, провокации: это поможет с первых минут сконцентрировать внимание аудитории. Например, задайте аудитории вопрос: «Вы уверены, что довольны?» (если это соответствует вашей тематике) или сделайте эффектный жест.
2. Опишите проблему: слушатель должен понять, почему он тратит свое драгоценное время на прослушивание (просмотр) вашей презентации. Предоставьте статистику, поделитесь фактами и результатами исследований, которые имеют отношение к поднятой вами проблеме.
3. Приведите доказательства проблемы и предложите решение проблемы: подойдут истории из реальной жизни, истории из личного опыта, потому что они наиболее увлекательны.
4. Используйте принцип «Объясняй, как будто мне 5» («Объясняй, как будто мне 5 лет»): упростите свои мысли, не перегружайте аудиторию информацией, откажитесь от абсурдных фраз, которые не все поймут. Объясните свою идею так, чтобы ее смог понять даже ребенок.
5. Делайте выводы: в конце выступления слушатель должен получить краткие выводы, шпаргалки, список полезных ресурсов для изучения темы [Л. Верещинская, 2020].

Вот и пройден первый важный этап подготовки презентации, сформировано понимание процесса, теперь можно приступать к разработке презентации в PowerPoint.

Как сделать компьютерную презентацию эффективной

Нет ничего хуже, чем нечитаемый текст в презентации, не по теме и некачественные изображения или использование уже устаревших стандартных шаблонов. Такая подача может испортить даже самое потрясающее выступление, поэтому отнестись к ней нужно серьезно.

Теперь, когда вы собрали всю необходимую информацию и выделили ключевые моменты, можно приступать к разработке презентации. Если вы еще не сталкивались с подобными программами, посмотрите этот видеоурок о том, как создать презентацию в PowerPoint:

Вы разобрались, как создать слайд, фон в презентации и другие основные технические моменты программы? Итак, давайте двигаться дальше.

Чтобы сделать вашу презентацию максимально привлекательной, следуйте этим советам экспертов:

1. Слайды должны быть простыми по содержанию: чем меньше информации на каждом слайде, тем лучше. Структурированный слайд захватывает внимание аудитории и не отвлекает от прослушивания основной части выступления.
2. Используйте как можно меньше слов: избегайте маркеров в виде кружков, излагайте материал в упражнении, не переписывайте текст абзацами.
3. Используйте качественные изображения и графику: если текст дополнен некачественным изображением, вы его не прочитаете, а такая презентация вряд ли произведет положительное впечатление.
4. Используйте простые и понятные графики и диаграммы. Если ваш материал должен быть подкреплен визуальной статистикой, убедитесь, что ваш зритель может легко понять и прочитать графики. Убедитесь, что данные актуальны.
5. Используйте новые высококачественные шаблоны или создавайте свои собственные: PowerPoint предлагает множество готовых дизайнов слайдов, которые облегчат вашу работу. Но не стоит использовать уже устаревшие шаблоны, ведь аудитория наверняка их уже видела, а одинаковые презентации точно не привлекут внимания. Но лучшим вариантом будет, если вы придумаете собственный дизайн слайда. Да, потратите больше времени, но ваша работа будет отличаться индивидуальностью.
6. Выбирайте правильные шрифты: шрифт должен соответствовать общей концепции презентации. Если вы хотите рассказать о бизнес-идее, текст должен быть оформлен в деловом стиле. Когда дело доходит до чего-то менее формального или креативного, не бойтесь использовать креативные варианты шрифтов. Главное, чтобы они хорошо читались и не устарели.
7. Сопоставьте цвета: цветовая палитра, как и шрифт, должна соответствовать теме презентации. Следите за тем, чтобы все выбранные цвета хорошо сочетались друг с другом и не отвлекали от основной сути. Рекомендуется использовать не более трех цветов.
8. Сделайте простой выбор и выровняйте все элементы: слайды, как и все информационные изображения, должны быть в порядке. Убедитесь, что нет лишних отступов, пробелов, зубчатых линий и т д
9. Избегайте излишней пунктуации: ваша речь должна передавать эмоции и настроение, а не избыток восклицательных знаков в тексте [Смит, 2020].
10. Используйте режим презентации: этот инструмент встроен в PowerPoint и Keynote (Speaker Monitor). В режиме докладчика вы увидите следующие слайды, а также заметки и таймер. Слушатели будут видеть только слайд на экране.
11. Сделайте презентацию в формате Pecha Kucha или Ignite: этот вариант отлично подойдет, если вам нужно в сжатые сроки представить как можно больше информации. «Печа-куча» — это когда презентация состоит из 20 слайдов, которые необходимо показать за 6 минут 40 секунд, т.е на каждый слайд будет 20 секунд. Если вам нужен более динамичный вариант, то используйте формат Ignite — 20 слайдов за 15 секунд. Такая презентация привлекает внимание аудитории, ведь их задача – быстро уловить суть каждого слайда [И. Манн, Р. Шагабутдинов, 2019].
12. Проявите эмоции через дизайн презентации: Samsung в 2019 году отправила презентацию новых смартфонов Galaxy на мероприятие Samsung Galaxy Event из Бангкока. Зрелище напоминало концерт рок-звезды или музыкальную премию. На больших экранах отображались яркие фотографии и видео, снятые на камеру телефона.
13. Один из слайдов посвятите команде: любой продукт, идея — результат командной работы. Покажите рабочие моменты, процесс командного взаимодействия, откройте зрителю свою «внутреннюю кухню» с помощью фото или короткого видео. Но не увлекайтесь, ведь это может утомить зрителя [В. Шатова, 2020].

Согласитесь, все довольно просто, но вместе эти приемы помогут вам создать отличную компьютерную презентацию. Теперь пора приступить к подготовке к выступлению, и здесь тоже есть несколько секретов, которыми мы с радостью с вами поделимся.

Секреты успешного выступления

При подготовке к презентации нельзя не учитывать опыт успешных бизнесменов, спикеров, чьи выступления впечатляют, вдохновляют и мотивируют. Стив Джобс является хорошим примером этого. Кармине Галло, эксперт по коммуникативному обучению, изучил записи своих презентаций и выделил несколько основных правил, которые помогли сделать их незабываемыми.

Вот они:

1. Определитесь с ключевой фразой: представьте, что вы находитесь в лифте с успешным инвестором и у вас есть всего 30 секунд, чтобы выговориться, а точнее, описать преимущества вашего предложения в одном предложении. Стив Джобс на презентации Macbook Air назвал этот ноутбук самым тонким в мире, и эта фраза стала ключевой в новостях и блогах.
2. Выберите злодея: в каждом приключении есть отрицательный персонаж, которого побеждает главный герой. Так было и с Apple: сначала злодеем выступила корпорация IBM, а затем Microsoft. Наличие врага объединяет сторонников бренда. Если конкурентов нет, их придумывают настоящие лидеры.
3. Демонстрируйте продукт: человеческий мозг очень быстро устает от обилия информации или однообразия. Стив Джобс каждые 10 минут переключался на новые преимущества продукта или приглашал гостей на сцену.
4. Делайте простые слайды: В своей презентации он использовал слайды с минимумом данных, без сложных диаграмм, маркированных списков, таблиц. Некоторые из них содержали всего 7 слов на 10 слайдов.
5. Не стоит забывать и об эмоциональном событии: это момент спектакля, оказавший особое влияние на зрительское восприятие. Например, вспомните презентацию первого iPhone: Стив Джобс заявил, что сегодня он представит три революционных продукта: широкоэкранный iPod с сенсорным экраном, революционный мобильный телефон, новое устройство для выхода в Интернет. А потом добавил, что все это функции одного гаджета. Это произвело фурор [С. Плетнев, 2013].
6. Поговорим о прошлых достижениях: презентация первого iPhone вызвала неоднозначную реакцию. Публику, конечно, поразил функционал, но перспектива замены кнопочного телефона сенсорным экраном скептиков не обрадовала. Стив Джобс умел предвидеть возможные сомнения и в конце выступления напомнил, что Apple совершила не одну революцию.

Посмотрите выступление Стива Джобса. Вы наверняка найдете еще несколько хитростей, которые сделают вашу презентацию особенной:

Презентация – это не только демонстрация идеи, продукта, проекта, но и себя. Слушатели всегда замечают, как вы с ними общаетесь, преподносите информацию, успеваете во время выступления.

Есть еще несколько способов сделать вашу презентацию интересной и запоминающейся:

1. Поговорите с аудиторией перед презентацией. Чтобы повысить свою уверенность, просто поговорите с аудиторией перед презентацией в неформальной обстановке. Так ты быстро привыкнешь и сможешь со сцены обращаться к себе индивидуально, а это всегда подкупает публику.
2. Используйте реквизит: принесите в презентацию что-то, что будет связано с темой выступления. Держите этот предмет на своем столе, заинтригуйте свою аудиторию и используйте его как хороший пример в нужный момент.
3. Убедитесь, что на столе стоит бутылка с водой: будьте уверены, вам через мгновение после пары глотков захочется отдышаться, ведь выступление отнимает много сил. Кроме того, вы можете сделать паузу таким образом на несколько секунд, если вам вдруг понадобится собраться с мыслями [И. Манн, Р. Шагабутдинов, 2019].
4. Рисуйте от руки: во время презентации (если, конечно, аудитория небольшая) не забудьте использовать флипчарт или доску. Рисуйте формы, схемы, фиксируйте цифры и даты. Во-первых, это подчеркнет вашу индивидуальность, а во-вторых, информация быстрее запомнится.

Кстати, слайды тоже можно рисовать от руки. Этот прием используют многие спикеры, ведь такие оригинальные выступления всегда вызывают интерес. Чтобы сделать что-то подобное, вам понадобится чертежная доска или графическое программное обеспечение, которое позволит вам это сделать. Тим Урбан использовал в своем выступлении такое представление – см. Оригинально, да?

1. Удивите свою фантазию: в 2012 году дизайнер Люси Макрей провела презентацию своей работы «Люси создает костюмы из нестандартных материалов и необычных предметов». Ее презентация состояла из красочных изображений ее работ, поразивших своей оригинальностью. Посмотреть презентацию можно здесь.
2. Не бойтесь приложить дополнительные усилия: Джейми Оливер, шеф-повар и шоумен, активно выступает за правильное питание в школах. Его выступление на TED в прошлом году было признано лучшим, поскольку он выбрал необычный способ подачи информации: показал интервью с матерью школьников с избыточным весом, а в конце выступления перевернул тележку с сахаром, чтобы показать, сколько сахара у него ест детей за 5 лет обучения. Посмотрите шоу сами и убедитесь, что эта техника работает хорошо.
3. Устройте эффектный выход: согласитесь, концерт, начинающийся с яркого светового или музыкального шоу, всегда вызывает особые эмоции. Почему ты не звезда? Помните, что вы являетесь центром презентации. Конечно, о спецэффектах речь не идет, но интересной вступительной презентации будет достаточно. Или посвятите его команде, работавшей над проектом, который вы представляете. Посмотрите, как этот прием использовал дизайнер Артемий Лебедев.
4. Расширьте границы взаимодействия с аудиторией: если вы хотите узнать как можно больше о вас и вашем выступлении, попросите аудиторию принести вам историю или фрагмент выступления, чтобы отметить вашу страницу, чтобы вы могли поделиться материалом на ваш счет. Если вы все еще не верите в силу онлайн-маркетинга, посмотрите выступление эксперта по R и SMM Инди Гогохии [В. Шатова, 2020].
5. Будьте увлечены своей идеей: вам, конечно, хочется послушать человека, чьи ораторские способности и харизма безграничны, но этого недостаточно. Если у вас горят глаза, вы одержимы своей идеей, от вас исходит особая энергетика, вы обязательно покорите сердца зрителей. Расскажите о том, как вы пришли к своему проекту, какие трудности возникли и даже о том, как вы сейчас переживаете (если волнуетесь, конечно), и тогда вы зажжете в слушателях тот же огонь, который горит в вас.

И этот важный ингредиент успешной деятельности требует особого внимания. Вы видели фильм «Речь короля»? Рекомендуется к просмотру всем, кто хочет научиться красиво выступать на публике. По мотивам фильма была сделана презентация с основными тезисами, объясняющими, что значит говорить по-королевски:

• Говорите уверенно в голосе: вы должны быть уверены во всех фактах и ​​в том, что достойны выступить перед аудиторией.
• Осознайте, что вам нужна помощь: попросите кого-нибудь из близких просмотреть вашу презентацию, послушайте речь.
• Будьте готовы потратить время на то, чтобы ваша презентация прошла хорошо, это потребует подготовки. Не откладывайте важные дела на потом.
• Станьте экспертом в своем деле: много практики придадут вам уверенности перед выступлением.
• Будьте честны со зрителями: открыто скажите, что вы волнуетесь, и напряжение снимет вас [Дж. Дежарден, 2011].

А чтобы овладеть искусством ораторского искусства и чувствовать себя уверенно во время выступления, мы рекомендуем вам посмотреть нашу онлайн-программу «Современная риторика», где за несколько недель вы освоите разные приемы публичных выступлений и сможете использовать их в упражняться.

Несколько полезных инструментов

Прекрасно, что в Интернете теперь доступно много полезной информации, и чтобы создать отличную презентацию, не нужно быть компьютерным гением.

Сохраните ссылки, которые обязательно принесут пользу вашей работе:

• Чтобы создать онлайн-презентацию Powerpoint, перейдите сюда.
• Помимо Powerpoint вы можете использовать следующие сервисы: Google Slides, Keynote, Canva. Кстати, эти программы позволяют делать презентацию на телефоне, что очень удобно.
• Здесь вы можете найти примеры отличных презентаций: Note & Point, Speaking Deck, Pinterest.
• И здесь вы можете выбрать интересные шаблоны: Freepik, io, SlidesGo, Envato Elements.

Как видите, все гениально просто. Изучив полезные сервисы, вы сразу решите для себя, как сделать эффективную презентацию со слайдами на компьютере или телефоне.

Не забудьте в удобное время просмотреть страницы полезных книг о том, как произвести впечатление на аудиторию своей цифровой презентацией и речью. В этой подборке тематической литературы вы обязательно найдете для себя что-то полезное:

• Гарр Рейнолс, «Дзен-презентация».
• Робин Уильямс, дизайн. Книга для недизайнеров».
• Дэн Роем, «Визуальное мышление».
• Джин Желязны, Бизнес-презентация. Рекомендации по подготовке и проведению».
• Нэнси Дуарте, Slidedoc».
• Дейл Карнеги, Как завоевать доверие и оказывать влияние на людей посредством публичных выступлений».
• Карстен Бредемайер, Черная риторика. Сила и магия слова».
• Радислав Гандапас, «Камасутра для оратора».

А чтобы научиться эффективно представить свою идею в графическом формате, рекомендуем прочитать книгу Дэвида Сиббета «Визуализируйте это!». Как использовать графику, наклейки и интеллект-карты для командной работы».

Теперь дело за маленьким, но очень важным делом: применяйте наши советы на практике, практикуйтесь, изучайте полезные инструменты и не бойтесь сделать что-то не так, ведь ошибки помогают развиваться и узнавать что-то новое.

Подведем итог

подготовка к презентации – процесс сложный, но очень увлекательный и развивающий. Все еще хотел! Здесь сразу же вступают в игру наши умственные, технические и творческие способности. Теперь недостаточно просто скопировать красивую картинку из Интернета и написать текст, который заинтересует зрителя. Презентация – это продажа вашей идеи, поэтому она должна выглядеть как премиальный товар, сверкающий на полке дорогого магазина. Иначе какой в ​​этом смысл?

Помните, что вы находитесь в центре презентации, поэтому убедитесь, что ваша презентация хорошо запоминается. Отнеситесь ответственно к подготовке каждого шага, ведь если вдруг что-то пойдет не так с переводом слайдов, вы всегда сможете контролировать ситуацию, покорив аудиторию своими ораторскими способностями, и наоборот. Все процессы взаимосвязаны и один без другого работать не будет.

Желаем вам творческого вдохновения, энергии и успехов, а ваши выступления станут примером профессионализма для других!