Как научиться планировать время

«У меня ни на что нет времени, у меня ни на что не хватает времени!» знакомая фраза? Если да, то вы попали по адресу. Пришло время и вам овладеть знаниями о том, как успеть все, не только работая, но и живя.

Сегодня мы расскажем вам, что такое тайм-менеджмент. Разберем основные причины нехватки часов и минут, опишем принципы и приемы успешного тайм-менеджмента. Также мы дадим несколько простых лайфхаков для мам с детьми и тех, кто хочет все успеть.

Почему я ничего не успеваю

Невозможно успеть сделать все одинаково хорошо – современная жизнь предъявляет к человеку слишком высокие требования. Самое главное сегодня – правильно выбрать и запомнить: вы – прежде всего человек со своими биоритмами, колебаниями здоровья и работоспособности.

ТОП-7 причин

Если вы думаете, что только у вас такая проблема, то это не так. Но есть и хорошая новость — со временем можно решить проблему, понять причины, по которым вы не успеваете планировать и срывать сроки. Психологи выделяют 7 главных ошибок.

Обобщение

«Я ничего не могу сделать», — жалуетесь вы. А неужели совсем ничего? Вы наверняка что-то сделали: забрали ребенка из яслей, позвонили родителям. Да, вы не успели сделать все, что хотели. Но не менее важно хвалить себя за уже сделанное — это помогает не испортить себе жизнь морально.

Перфекционизм

Завышенные требования к себе и стремление сделать все «идеально» оборачиваются либо срывом сроков, либо внутренним ощущением, что работа как будто не завершена. Внутренние часы сбиваются, возникает ощущение опоздания.

Переоценка своих ресурсов

Возможно, вам понадобится неделя, чтобы составить отчет о работе. И ты решил, что собираешься закончить это за два дня, ты отложил – и, конечно, не успел. Неправильная оценка своих способностей привела к срыву сроков.

«Я сам»

Самостоятельность – это хорошо, но действительно невозможно сделать все в одиночку. Человек не может работать более 12 часов в день или не спать три ночи подряд. Возможно, вы тянете повозку, которую смогут преодолеть четверо, и упорно отказываетесь делегировать полномочия.

Неумение отказывать

Если у вас уже есть дедлайн по нескольким проектам, но вы беретесь еще за два, потому что «хороший человек» попросил или обещает хорошо заплатить, то ни один вы, конечно, не доделаете. Какой бы высокой ни была зарплата, гораздо хуже не выполнить обязательства.

Неправильный учёт биоритмов

Возможно, вы садитесь за работу в те часы, когда ваша продуктивность естественным образом снижается. У каждого из нас свои пики производительности, и важно уметь делать самые сложные и большие дела именно в это время. Маленькие и легкие можно отложить для «более слабых» классов или доделать тем временем.

Нежелание и отвращение

Возможно, вам просто не нравится большинство вещей, которые вы делаете. Такое случается, если работа подобрана не по вкусу или человек «живет не своей жизнью».

Важен баланс

Одной из наиболее распространенных проблем, особенно для женщин, является отсутствие баланса между основными сферами жизни, чаще всего работой, и семьей. Следовательно, возникает чувство вины – «Я плохая мать/жена» или «Я плохой работник» – на котором успешно играют другие: начальство, коллеги, супруги или дети и родители. Главное правило продуктивной, радостной и счастливой жизни – баланс между этими сферами. Это поможет вам не только все успевать, но и чувствовать себя хорошо.

Тайм-менеджмент: что это такое

Тайм-менеджмент (от англ time Management — тайм-менеджмент) — это учет, грамотное распределение и организация временных ресурсов. Это дает Вам возможность провести время своей жизни с максимальной пользой и пользой для себя.

Тайм-менеджмент – это не просто самоорганизация, то есть учет рабочего времени и планирование своей деятельности. Это также включает в себя работу над собственной мотивацией и приоритетами.

Ведь если дело нам неинтересно или болезненно, мы отложим его реализацию и рискуем не успеть сделать. Тайм-менеджмент – это не только структурирование, но и максимально выгодное использование времени.

Правила и приёмы

Управлять собственной эффективностью можно с помощью следующих последовательных действий:

• постановка цели – «Что я хочу сделать?»;
• составить план – «Что и в каком порядке мне делать?»;
• мотивация (самомотивация) – «Зачем мне это?»;
• реализация запланированного – «Какие методы я буду использовать для достижения своих целей?»;
• контроль и самоконтроль.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Правильно ставить цели

Цель должна быть важной и полезной не только для других людей (работа), но и для вас лично. Неправильно поставленная цель потребует усилий и времени, но не принесет пользы. Придется искать баланс между пользой для себя и пользой для других и бизнеса.

Чтобы поставить правильную цель, нужно:

1. Учитывайте свои способности и ресурсы. Задача должна быть достижимой.
2. Адаптируйте цель к своим личным ценностям и желаниям. Если вы никогда не хотели быть менеджером, не пытайтесь получить должность руководителя отдела.
3. Учитывайте возможные препятствия на пути реализации. Они обязательно будут, и важно оставить для них какие-то ресурсы.
4. Поймите, почему вам нужно достичь цели, каков будет конечный результат ваших усилий.

2. Расставлять приоритеты (что выполнять сначала, что потом)

Приоритеты напрямую связаны с человеческими ценностями и зависят от них.

Одним из способов расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Данная методика делит всю предлагаемую работу на 4 категории: «Важная и срочная», «Важная, но не срочная», «Не важная, но срочная», «Не важная и не срочная».

Задачи первой категории не подлежат обсуждению и должны решаться в первую очередь. Последнее можно отложить, проверив сроки выполнения. В-третьих, возможно, можно кому-то довериться. Ну а случаи четвертой группы можно и вовсе оставить без внимания, исключить из списка.

3. Цель должна быть максимально конкретной

Чтобы нам не пришлось запоминать, какие бумаги мы сортируем и где, когда вы начинаете «Разбирать бумаги» — в шкафу, или в ящиках стола, или в той куче на подоконнике.

4. Планирование — ключ ко всему

Четкий список задач на день позволяет «очистить» голову и не лихорадочно вспоминать, что еще нужно сделать сегодня, а что уже сделано. Лучше составить его письменно, еще лучше – от руки на бумаге. Вербализуя, синхронизируя двигательную (руку) и умственную (голову) деятельность, мы таким образом получаем сигнал от мозга о действии.

Большие и неопределённые задачи в плане лучше разделить на небольшие этапы и записать каждый. Например, задание «Разбор документов» включает в себя множество мелких предварительных действий, о которых также необходимо помнить: заранее позаботьтесь о наличии необходимого количества папок; освобождает место на полках или в ящике; решить, следует ли анализировать только те листы, которые относятся к уже завершенным проектам, или захватывать и текущие и т д.

5. Определять конкретные, а главное — реалистичные сроки

Особенно, если это занимает много времени. Например, «Завершить к 12 января».

6. Не забывать про отдых

Нельзя превратиться в машину, которая работает 24 часа в сутки и не знает усталости. Мы живые люди, у которых есть личные биоритмы, настроения, желания и состояние здоровья.

Если сегодня вы пренебрегаете отдыхом, то завтра организм может отомстить вам болезнью.

Важно не только помочь себе во время праздников, но и выделить время в течение рабочего дня для небольших перерывов, чтобы переодеться, дать отдых глазам и напрячь тело, уставшее от неподвижности. Установлено, что человек не может концентрироваться более 45-60 минут подряд. Поэтому каждый час нужно давать себе возможность расслабиться.

7. Оставлять резерв на форс-мажоры

Основной принцип планирования заключается в том, что план не должен охватывать более 60% рабочего времени, а 40% следует оставлять в резерве на непредвиденные случаи. Потому что в течение дня обязательно будут мелкие поломки и неожиданности, которые к вечеру обернутся существенными задержками. И вы сами станете злиться и нервничать, если почувствуете, что вам снова некогда что-либо делать.

8. Корректировать план

Список дел можно корректировать, расставляя приоритеты, переназначая задачи и сокращая отведенное на них время. Остальные важные дела следует либо перенести на следующий день, либо вычеркнуть, либо выполнить из-за сверхурочных, но завтра обязательно хочется дать себе передышку.

Методики тайм-менеджмента

Помимо описанной выше матрицы Эйзенхауэра, мы предлагаем несколько простых способов управления своим временем.

Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»

Если вы не хотите заниматься каким-либо делом, но оно вам нужно, лучше начать с него – и целый день будет свободен от обременительных обязанностей.

Метод «помидора»

Методика рекомендует работать 20–25 минут, не отвлекаясь, а затем делать перерыв на 5–7 минут. Для удобства можно установить таймер (собственно, свое название метод получил от этого устройства в форме помидора).

После нескольких двадцатиминут работы отдыхать нужно дольше – от 15 до 30 минут. Так вы сможете меньше уставать в течение дня.

«Правило трёх» Криса Бейли

Метод предлагает не тратить время и силы на множество разных задач, а ежедневно выбирать три самые важные. На следующий день вы выбираете еще три и т д. Метод позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно, и удобен для тех, кто привык все планировать заранее.

Как всё успеть

Советы психологов для тех, кто хочет успеть все и даже больше.

Правила продуктивного дня

Готовим с вечера

Чтобы не терять время утром и ничего не забыть, соберите с утра заранее все необходимое: одежду, сумку, документы или бумаги. Если вам предстоит идти в поликлинику с ребенком, заранее соберите медицинский полис, запасные части одежды, книги или игрушки, которые будут отвлекать и успокаивать ребенка, важные мелочи, детские «вкусняшки» — кроме скоропортящихся продуктов.

Хорошо «снимает» голову заранее составленный список – список предстоящих дел. Таким образом, вы будете лучше спать, потому что вам не придется держать в голове все вопросы.

Пьём воду

Вода не только утоляет жажду, но и дает возможность на время отвлечься и расслабиться. Для ясности ума и поддержания тонуса организма старайтесь выпивать не менее 1-1,5 литров чистой питьевой воды в день.

Убираем хронофаги

Большую часть времени отнимают мелочи, которые не только неважны, но порой и вредны.

Простое определение времени поможет. Выберите день, в который вы будете фиксировать все выполненные действия и затраченное на них время: вплоть до самых мелких, например «почистить зубы» или «помыть посуду». Таким образом, вы увидите, сколько часов или минут тратится на действительно полезные дела, сколько тратится на настоящий отдых, а сколько у вас украдено такими действиями, как просмотр новостей, социальные сети или «залипание» в социальных сетях телефон. Однако важно не только найти эти дыры, но и уничтожить их – полностью уйти или сократить количество случаев-хронофагов.

Учимся отказывать

Если вы чувствуете, что не успеваете сделать все запланированное на день, откажитесь от дополнительной работы. Достаточно вежливого, но твердого «нет», иногда без объяснения причины. Ваше время и усилия – ваше право.

Организуем рабочее место и быт

Если на столе беспорядок, часть времени уходит на поиск нужной папки. Если одежда завалена в шкафу, утром не сразу найдешь подходящую рубашку. Научитесь складывать вещи обратно сразу после использования; сортировка рабочих «канцелярских товаров» и бумаг; выбрасывать мусор.

Чистота и порядок вокруг не только упорядочивают ум, но и возвращают душевное спокойствие.

Однако помните, что все хорошо в меру. Не становитесь рабом чистоты и заложником порядка.

Награждаем себя

После выполнения очередного пункта сделайте небольшой перерыв, похвалите себя, вознаградите себя за успешную работу, побалуйте себя. Заварите любимый чай, посмотрите несколько минут на красивые картинки или хотя бы посмотрите в окно. Улыбнитесь, обнимите ребенка или близкого человека. Разомнитесь, если раньше работали за столом или компьютером. Съешьте небольшую порцию сладостей – организм получит эндорфины и вы поднимете настроение.

Иногда планы могут меняться, графики могут сбиваться, в этом нет ничего страшного или вредного. Мы живые люди. Что-то пошло не так? Вы хозяин своего времени, а не наоборот. Улыбнитесь и скажите себе, что все, что произошло, в конце концов у вас получится.

Успеваем всё с ребёнком

Проблема «Я ничего не могу сделать!» актуальна не только для руководителей, но и для домохозяек и молодых мам. Иногда с беспокойным дошкольником сделать все гораздо сложнее, чем со спокойным малышом. Особенно если детей несколько: кружки для младших, подготовка уроков со старшими, быт, работа. времени ни на что не хватает.

Простые правила помогут:

1. Я — важнее

Благополучие ваших детей зависит от ваших сил и состояния. Так что если есть выбор между сном рядом с малышом и уборкой, смело выбирайте сон. Спите столько, сколько позволяет малыш, а остальное пусть подождет. Ешьте достаточно, а не перекусывайте булочкой и остатками молодых яблок. Отдохните, если чувствуете усталость. Хотя бы раз в неделю найдите возможность побыть одному хотя бы час. Нужен живой — и для себя, и для своей семьи.

2. Комплекс «я не идеальная мать» — долой

У психолога и педиатра Д. Виннекота есть выражение «достаточно хорошая мать», которое прекрасно подходит для всех подобных случаев.

Если вы откликаетесь на потребности своего ребенка и чувствуете их, заботитесь о нем и любите его – вы УЖЕ хорошая мать.

Невозможно добиться успеха! Невозможно одновременно иметь сверкающий чистотой дом, обед из пяти блюд, элегантный маникюр и очаровательную спящую малышку в кружевах. Ты не идеален, и это нормально. Здесь действует правило 3.

3. Убираем необязательные дела

Прежде всего дома. Готовьте два дня подряд. Сократите время уборки (в пределах разумного и по мере необходимости). Ведь никто не умрет, если пол в комнате не мылся несколько дней, а на столе грустно стоит грязная посуда.

4. Привлекаем науку и технику

В мультиварку можно кинуть продукты для простого блюда, посудомоечная машина справится с отложениями из раковины, кухонный комбайн нарежет овощи для салата. Полуфабрикаты выручат в будни, слинг позволяет заняться мелкими делами с ребенком, рюкзак – отличная замена тяжелой коляске.

Избавьте себя от разрушительных для ребенка переживаний, когда его нет рядом с вами или он идет/ходит один в школу. Постоянные звонки и СМС не только тратят ваше время, но и раздражают ученика. Современные технологии помогут вам: с помощью приложения «Где мои дети» вы сможете увидеть на карте, где находится ваш ребенок и по какому маршруту ему следует идти, прислушаться к окружающему звуку и быстро позвонить в любой ситуации. Экономьте время и силы!

5. Делегируем

Многие вещи не нужно делать самому – привлеките членов семьи. Дошкольники смогут складывать игрушки, школьники займутся своими обязанностями, дедушка пойдет гулять с ребенком, а мужчина в воскресенье подержит в руках шланг пылесоса. Дом – это совместное, а не одиночное путешествие. Да, это не будет идеально. Но — см пункт 1.

Несложные лайфхаки для повышения продуктивности

«Делу — время»

Если какие-то занятия требуют присутствия в одном месте или времени, лучше их совместить. Например, в субботу займитесь домашними делами: уборкой, стиркой, глажкой. Или запланируйте на вторник дела, требующие вашего присутствия в офисе; утром – встречи запланированы в той же части города. Так вы сэкономите время в дороге и создадите нужную атмосферу.

«Потехе — час»

Отключите уведомления социальных сетей на своем телефоне. Например, выделите 40 минут в день на просмотр электронной почты, новостей и социальных сетей и постарайтесь придерживаться этого правила.

Еще полезные советы от психологов:

1. Раз в несколько месяцев избавляйтесь от ненужных подписок, приложений, очищайте вкладку «Избранное», очищайте рабочий стол. Это поможет вам не отвлекаться на ерунду.
2. Начав заниматься бизнесом, не отвлекайтесь на посторонние мелочи: серфинг в социальных сетях, общение с коллегами, телефонные звонки. Для этого можно воспользоваться методом «помодоро», а также убрать телефон и заранее подготовить все необходимое.
3. Долой перфекционизм. Невозможно сделать все идеально. «Достаточно хорошо» — это отличный результат.
4. Организуйте свое пространство с умом. Если что-то всегда находится в одном и том же месте, удобнее всего хранить это там. Например, поставьте щетки для одежды в шкафу в прихожей, организуйте вешалку в детской комнате, выберите отдельные полки для свитеров. Интересные идеи можно найти в руководствах для флай-леди.
5. Если у вас много сумок, продублируйте часть содержимого, чтобы не тратить время на реорганизацию. Бальзам для губ, расческа, платочки, таблетки — не нужно судорожно вспоминать, если вы что-то забыли, собирая утром сумку.
6. Час тишины. Выделите время для отдыха в течение дня. Отложите телефон, ноутбук и сядьте с книгой; выглянуть в окно; полежать в ванной; не торопитесь, пейте чай с печеньем. Вы сами себе босс.
7. Используйте время в дороге с пользой. Слушайте аудиокниги или полезные подкасты, смотрите образовательные или научно-популярные видеоролики, читайте, проверяйте рабочую электронную почту или списки рассылки. Если вам удобно печатать на телефоне, вы можете ответить на некоторые электронные письма. А вот разговоры в общественном транспорте лучше отложить на потом – не нарушайте чужие личные границы.

Что почитать на тему эффективного управления временем

Брайан Трейси «Мастер времени»

В книге описаны принципы и показаны основные приемы тайм-менеджмента.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Советы по организации труда и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, анализ методик планирования от одного из самых известных российских авторов в области тайм-менеджмента.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывает работоспособную систему планирования, учит расставлять приоритеты.

Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»

Очень полезное пособие для молодых мам, как в декрете, так и на работе. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, что такое разрываться между семьей, работой и жизнью и все успевать.

Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»

Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.

Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»

Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Оно учит выделять самое важное, концентрировать на нем внимание и правильно организовывать свой день.

Тимоти Пичил. «Не откладывай на завтра»

Книга для тех, кто часто откладывает дела на потом. Техники и хитрости помогут справиться с этой привычкой и успокоить внутреннего критика и нытика.

Управлять своим временем легко. Планирование и грамотная организация – основные методы тайм-менеджмента. Добавьте немного внимания к себе, гибкости и здравого смысла – и все будет хорошо. Удачи!