Как все успевать

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его, живя чужой жизнью», — сказал Стив Джобс. Часто мы не замечаем, как делаем то, чего хотят другие люди – наши знакомые, друзья, родственники. Смотрим фильм по выбору друга, учимся в университете по желанию родителей, устраиваемся на работу через знакомого. Проходят годы, и осознание того, что время пролетело безвозвратно и безрезультатно, не дает покоя. Конечно, потраченное время не вернуть, но осознание того, что жизнь можно потратить на достижение своих целей и желаний – это первый шаг к оптимизации.

Разумное использование времени, сокращение продолжительности задач повышает эффективность работы человека. Верно и обратное: повышая свою личную эффективность, мы экономим время. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» подчеркивает, что проактивность является первым шагом к развитию личной эффективности. Быть проактивным — значит осознавать, чего и почему будет достигнуто, исходя из своих внутренних мотивов, брать на себя ответственность за себя и свою жизнь, а не искать причины событий в окружающих людях и обстоятельствах. Часто люди не задумываются о своих внутренних мотивах и бессознательно развиваются по законам подражания, то есть просто копируя и повторяя действия других. Осознание своих внутренних мотивов помогает посмотреть на себя со стороны, на свои чувства, настроения, мысли и на то, как проводится время.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен

Тайм-менеджмент (или тайм-менеджмент) — это действие или процесс осуществления сознательного контроля над временем, затрачиваемым на конкретные виды деятельности, с упором на повышение эффективности и продуктивности.

При упоминании термина «тайм-менеджмент» многие могут представить себе человекоподобного робота, который выполняет каждую работу в строго отведенное время, никогда нигде не задерживается, никогда не опаздывает и спит определенное количество часов. Но мы, люди, не такие! Мы испытываем эмоции, нам бывает трудно сосредоточиться, мы болеем и ленимся. Да, это правда, какие-то периоды времени более эффективны, какие-то менее. Почему одни добиваются большего, а другие меньше? Как успеть сделать больше за 24 часа? Как найти золотую середину между соблюдением четких правил тайм-менеджмента и удовлетворенностью жизнью? Инструменты тайм-менеджмента помогают найти баланс между высокой эффективностью работы и внутренней гармонией.

Почему времени всегда не хватает

Современный человек окружен такими технологическими возможностями, о которых 50 лет назад и не мечтали. Интернет позволяет найти практически любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, можно получить образование, не выходя из дома. Все это, вроде бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени гораздо сильнее, чем его предшественники. Почему? Общеизвестный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, и объем информации падает на современного человека бесконечным потоком.

В результате у современного человека наряду с новыми возможностями появились и новые искушения. Мало кто отслеживает время, проведенное в Интернете или в переписке с помощью мобильного телефона. Количество времени, проводимого в сети, с каждым годом стремительно растёт и согласно последним исследованиям [Digital 2019 report, 2019], люди проводят в сети около 6 часов своего времени.

Также современный человек меньше двигается, а значит, хуже себя чувствует и больше времени проводит в отвлеченном состоянии, что существенно снижает продуктивность труда.

Как контролировать свое время

Человека на протяжении всей жизни окружает множество ресурсов. Его счастье и самореализация зависят от того, насколько он их осознает и умело использует. Можно выделить жизненно важные, внутренние и внешние ресурсы. Ресурсы жизни – время и пространство. Внутренние ресурсы – знания, умения, качества, энергия. Внешние ресурсы – материальные и человеческие ресурсы.

Все эти ресурсы взаимосвязаны. Поскольку в данной статье речь идет о таком важном и незаменимом ресурсе, как время, мы рассмотрим взаимосвязь времени и каждого из ресурсов:

• время – время;
• время — это пространство;
• время — это знание;
• время – навыки;
• время — это качество;
• время — это энергия;
• время — материальные ресурсы;
• время – человеческие ресурсы.

Давайте рассмотрим эти пары отношений отдельно.

Тип отношений «время-время»

Первый принцип отношения ко времени предполагает максимальную концентрацию в отведенном времени. И здесь можно выделить две техники тайм-менеджмента:

• техника «помидора» (она же «техника помидора») для краткосрочных задач;
• техника таймбоксинга для долгосрочных задач.

Техника томата была предложена в 1980-х годах Франческо Чирилло. Ее назвали «помидоркой» в честь кухонного томата-таймера. Данная методика основана на следующей последовательности действий:

1. Сформулируйте задачу и решите, сколько Помидоров потребуется для ее выполнения. «Помодоро» — это 25 минут времени, отмеченные на таймере.
2. Сделайте «помодоро», то есть поработайте над заданием 25 минут. А затем необходимо отдохнуть 5 минут. Очень важно во время отдыха не заниматься скрытым грузом. Одна из рекомендаций – перерыв посвятить пальчиковой гимнастике. Во время пальчиковой гимнастики формируются и закрепляются нейронные связи, которые только что возникли во время выполнения «помодоро».
3. Повторите 3–4 «помидора», чередуя их с перерывами, а затем сделайте длительный перерыв.

Для долгосрочных задач тайм-боксинг — мощный метод. Этот метод заменил список дел. Создание списка дел имеет ряд недостатков. Часто в этих списках нет четкого порядка в зависимости от важности и срочности задачи. Таким образом, они часто закрывают глаза на выполнение важных, но не срочных задач. В первую очередь выполняются более простые задачи, а сложные накапливаются с большой нагрузкой. В списке задач также не отражено необходимое время выполнения. Вот почему техника таймбоксинга предполагает включение списка дел в календарь. Это дает понимание, сколько времени необходимо потратить на работу и в каком порядке выполнять задачи. Это упрощает визуализацию временных интервалов, в которые можно разместить следующую задачу.

Таймбоксинг также облегчает общение и сотрудничество между коллегами. В общих календарях отображаются загруженные графики всех участников, а также упрощается назначение встреч, поскольку у вас есть доступ к расписанию коллеги. Общие календари (с соответствующими параметрами безопасности) являются нормой в современном корпоративном мире и используются такими передовыми компаниями, как Microsoft и Google.

Современные технологии тайм-менеджмента также включают в себя различные мобильные приложения и гаджеты, позволяющие контролировать свой временной ресурс с помощью смартфона или компьютера.

Тип отношений «время-пространство»

Этот тип отношений соответствует принципу «работайте в продуктивном пространстве и минимизируйте движение». Космос – это ресурс, о котором мало кто знает. Внимание людей больше сосредоточено на нехватке времени и денег. При этом часто можно услышать фразы «Я не могу здесь сконцентрироваться», «Мне нравится работать в этом месте», «Мне нужен свой уголок». Когда вы переезжаете в новое офисное помещение или в другую квартиру, нужно время, чтобы привыкнуть и адаптировать пространство «под себя». В этот момент легко почувствовать, насколько важна для людей грамотная организация места.

Уютное место может повысить продуктивность, но в то же время пространство может быть угнетающим и сводить на нет все результаты. Итак, сколько места вам нужно для повышения производительности? Выгодное расположение соответствует следующим критериям:

• Обеспечьте достаточное количество естественного света в помещении. По данным Лаборатории возобновляемых источников энергии [Обзор литературы о влиянии естественного света на обитателей зданий], естественный свет увеличивает энергию, креативность и производительность. Работники могут оставаться сосредоточенными на задаче на 15% дольше при естественном освещении по сравнению с искусственным.
• Эргономичное рабочее место, где можно регулировать высоту экрана и сиденья, позволит вам чувствовать себя комфортно и не отвлекаться долгое время.
• Используйте цвет сознательно в комнате. Насыщенные яркие цвета стимулируют, а приглушенные цвета расслабляют и успокаивают.
• Оживите офис комнатными растениями. Растения не только очищают воздух, но и повышают продуктивность и концентрацию внимания.
• Поддерживайте комфортную температуру в офисе (около 22-23⁰C). Исследования Корнеллского университета [Cornell Chronicle] показали, что этот фактор позволяет уменьшить количество ошибок и увеличить объем выполняемой работы.
• Используйте ароматизаторы для повышения производительности. Британская газета The Guardian сообщает, что лимон снижает количество ошибок на 54%, жасмин на 33% и лаванда на 20%.

Человек не только проводит время в комнате, но и перемещается в ней. На это тоже тратится достаточное количество времени: дорога на работу и обратно, рабочие поездки, шоппинг и другие поездки.

Итак, начнем со времени в пути. В XXI веке многие компании поддерживают идею о том, что работа заключается в выполнении определенных задач, а не в посещении определенного места. Какие профессии можно выполнять экстерном? Их число растет с каждым днем: блогеры, преподаватели, писатели, переводчики, программисты, тестировщики, маркетологи (и это далеко не полный список) – работать удаленно могут все.

Шоппинг также отнимает много времени, но есть много возможностей делать покупки, не выходя из дома. Кроме того, интернет-магазины не только дешевле, но зачастую предлагают больший выбор товаров или услуг.

Возьмите себе за правило выходить в дорогу, думать о том, чем еще можно заняться в этом месте. И делать несколько дел одновременно. Много времени теряется просто из-за ненужных движений. Часто мы совершенно бесцельно ходим из комнаты в комнату, хотя могли бы одними и теми же движениями расставить вещи по местам.

Тип отношений «время-знание»

Здесь нам поможет принцип «углубления знаний по своей специальности». Читайте больше и интересуйтесь направлением, в котором работаете. Расширение кругозора дает неоспоримое преимущество в оптимизации существующих процессов, тем самым экономя время.

В настоящее время разработаны методики тайм-менеджмента для различных сфер деятельности: дома, на работе, в компании, в школе. Изучите самые популярные методы тайм-менеджмента, выясните, что лучше всего подходит вам, и начните выполнять конкретные шаги.

Тип отношений «время-умение»

В этом случае мы используем принцип «Развивайте свои навыки». Конфуций очень четко выразил этот принцип в трех строках:

Скажи мне, и я забуду
Покажи мне, и я запомню
Подключите меня и я пойму!

Конфуций

Навык – это способность выполнять конкретную задачу. Улучшение навыков выполнения определенных задач позволяет сократить время их выполнения. Какие навыки сокращают ваше время? Умение работать в команде, умение критически и логически мыслить, умение быстро находить нужную информацию и анализировать ее, умение выделять самое важное, умение писать текст вслепую? Думаю об этом.

Однажды девушка ехала в метро и пожилая женщина задала ей вопрос. Она спросила, как добраться до определенной станции метро. Девушка объяснила ей, что она села на правильный поезд и что ей нужно проехать только одну станцию. Но женщина очень встревожилась и уточнила эту же информацию у остальных пассажиров. Оказалось, что кто-то из ее родственников заметил, что она едет на дачу неоптимальным маршрутом, и предложил новый маршрут, более простой и занимающий гораздо меньше времени. Это действительно был более короткий и простой путь, но мастерство этой женщины не позволило ей овладеть им.

Рутина вносит организованность в нашу жизнь, но в то же время лишает нас гибкости. Так что пробуйте что-то новое каждый день. Сходите в новый магазин, пообщайтесь с новым человеком, посетите творческую мастерскую или просто порисуйте недоминирующей рукой. Кстати, наш курс Нейробика поможет пополнить арсенал новых идей для повседневной жизни».

Тип отношений «время-личные качества»

Обратите внимание на еще один принцип: «будь организованным, находчивым, общительным». Личностные особенности человека также влияют на эффективность использования времени. Особенно важны такие качества, как организованность, находчивость и коммуникабельность.

Развивая в себе такое качество, как организованность, вопрос нехватки времени решится сам собой. Организация – это планирование дня, дисциплина при выполнении заданий, соблюдение оптимального режима труда и отдыха. Если нет внутренней дисциплины, люди оказываются либо в плену других – более сильных людей, исполняющих свою волю, либо в плену самих себя, не в силах побороть свою лень, апатию и негативные мысли.

Изобретательность — еще одно качество, которое экономит много времени. Изобретательные люди могут придумывать разные варианты использования существующей вещи или наоборот находить альтернативы тому, что вещь можно использовать для той же цели. Например, вы тратите огромное количество времени на поиски потерянного степлера, хотя можете скрепить документы скрепкой или сложить документы в прозрачный файл. Один и тот же прозрачный файл можно использовать не только для хранения бумаги, но и как многоразовую книжку-раскраску. Наибольший эффект достигается, если изобретательность проявляется на макроуровне. Таким образом, крупная компания-производитель красок может тратить много времени и денег на хранение и распространение своей продукции, а может практически ликвидировать склады с непродаваемыми оттенками краски, отказаться от перемещения разных красок в разные регионы и автоматически производить краску нужного оттенка во время заказа.

Коммуникабельность – качество, позволяющее устанавливать контакты и сотрудничество с другими людьми. Целое больше, чем сумма частей, и поэтому сотрудничество с другими немедленно приводит к повышению производительности и экономии времени. Кроме того, при совместной работе часто достигается эффект синергии, что значительно повышает эффективность действий.

Тип отношений «время-энергия»

Следуйте принципу: «управляй своей энергией». В своей книге «Жизнь на полную мощность» Джим Лауэр и Тони Шварц пишут, что большинство из нас гоняются не за тем ресурсом — часами в сутках — вместо того, чтобы полностью сосредоточиться на чем-то другом — нашей энергии. «Управляйте своей энергией, а не временем», — советуют они.

Именно благодаря энергии можно быстро сконцентрироваться, а не бежать за очередной чашечкой кофе; быстро запоминать важные моменты, а не читать одну и ту же информацию несколько раз; посмотреть на ситуацию по-новому, а не идти лишний раз по проторенной неэффективной дороге.

Лоэр и Шварц выделяют 4 типа энергии:

• Физическая энергия – насколько вы здоровы?
• Эмоциональная энергия – насколько вы счастливы?
• Умственная энергия: насколько хорошо вы можете сосредоточиться?
• духовная энергия – зачем вы это делаете, с какой целью?

Эти энергии находятся в определенной иерархической последовательности, где основной базовой энергией является физическая энергия. Для начала важно пополнить запасы энергии.

Наша энергия ограничена: ее хватает либо на потребление, либо на творчество и продуктивность. Второй путь сложнее, поэтому по нему мало кто готов идти, но в долгосрочной перспективе он дает неоспоримые результаты в экономии времени. Время используется для саморазвития, а не для принятия решений о неограниченных покупках, уходе и избавлении от многих вещей.

Тип отношений «Время-материальные ресурсы»

Еще один важный принцип: «Создавайте больше, потребляйте меньше». Мы живем во времена потребления. Если есть необходимость, первая реакция — покупка. Полочек для вещей не хватает, поэтому придется покупать шкаф. Времени на общение с детьми не хватает, а значит придется покупать новые игрушки. Времени на готовку не хватает, а значит придется покупать новый кухонный гарнитур. Но есть другое решение!

Может, просто избавиться от вещей, которые давно стали ненужными? Тогда время на уборку, поиск нужной вещи заметно сократится, а передвижение по квартире станет быстрее и удобнее. Чем больше дел, тем больше забот. В доме должно оставаться только то, что действительно ценно. Да, мы говорим об идее минимализма – об осознанном выборе всего, что нас окружает.

Тип отношений «Время-люди»

И последний принцип, которому нужно следовать: «окружите себя вдохновляющими людьми». Есть люди, которые нас уничтожают, а есть те, кто заряжает нас своим позитивом, энергией, новыми идеями и мотивацией. Очевидно, что нельзя общаться только с теми, кто симпатичный, и зачастую люди ставятся в ситуацию вынужденного общения. Но все же проанализируйте, с какими людьми вы больше общаетесь и можно ли изменить эти отношения в пользу наполнения людей позитивом.

Заключение

Итак, впредь, чтобы использовать свой временный ресурс с максимальной для себя пользой, вам просто необходимо следовать нескольким рекомендациям, а именно:

• используйте методы «помидора» и тайм-боксинга;
• работа в продуктивном пространстве;
• углубить знания в своей области знаний;
• развивать свои навыки;
• быть организованным, находчивым, общительным;
• управлять своей энергией
• создавать больше и потреблять меньше;
• окружите себя вдохновляющими людьми.

Эти рекомендации должны стать основой вашего отношения ко времени и принципов управления им, а наша онлайн-программа «Лучшие техники тайм-менеджмента» поможет вам научиться максимально эффективно находить и организовывать свое время, где мы собрали различные принципы, методы, упражнения, приемы и приемы, которые составляют самые эффективные системы тайм-менеджмента и используются самыми успешными людьми во всем мире.